RSS
当前位置 : 主页>电脑文章>办公学习>

用Word2003合并邮件功能快速打印格式文件 在日常生活中,我们常常会遇到许多内容相

来源:互联网 作者:佚名 时间:10-24 11:26:45 浏览:

用Word2003合并邮件功能快速打印格式文件   

 在日常生活中,我们常常会遇到许多内容相同,只需要更改姓名等内容的文件,如逐个替换不仅费时费力,而且容易出错。利用Word2003的邮件合并功能,能方便快捷地完成这项工作,大大提高工作效率。下面以制作通知书为例,

具体做法如下:  

一、设计好人员统计表   把人员姓名情况用Excel统计好。 

 二、输入通知书正文  把通知书通用部分打好,并设置格式。 

 三、利用Word2003合并邮件功能进行打印录入

  1.选择菜单“工具→信函与邮件→合并邮件”,在右边任务窗格中,在“选择文档类型”中选择“信函”类型。点击“下一步”。 

2.进入到第2个步骤“选择开始文档”。在任务窗格中,选择“选择当前文档”,点击“下一步”。 

 3.第三个步骤是“选择收件人”,这个步骤中必须选择“现有列表”,再点击“下一步”时,会弹出一个“选择数据源”对话框,用鼠标点击上面的查找范围右边的选择框中的按钮,浏览找到刚才设计好的Excel统计文件,用鼠标选择这个文件,再点击右下角的“打开”按钮,这时弹出“选择表格”对话框,按默认选择点击“确定”按钮。进入到“邮件合并收件人”对话框,继续点击“确定”按钮。 

4.这个步骤是“撰写信函”,是把表格中的数据智能化插入到通知书中关键的一步。用鼠标选择通知书中需插入姓名的地方。再在右边窗格中用鼠标点击“其他项目”选项,弹出“插入合并域”对话框,选择“姓名”,让通知书中的“(姓名)”与“插入合并域”中的“姓名”对应起来,然后点击“插入”按钮。关闭这个“插入合并域”的对话框。如需插入其他,重复上面这种操作方法。 

5.点击“下一步”,进行“预览信函”,可以看到通过合并邮件设置出来的通知书的样子。 

6.完成以上的五个步骤后。进入到最后的一个步骤。当移动鼠标到“合并”下方的“打印”时。出现“合并到打印机”提示字样,点击这个“合并打印”按钮.弹出一个打印设置对话框,选择合适的打印形式,确定后,Word2003便把“Excel统计表”中有关的“姓名”自动合并到通知书中,然后便可以把所有的通知书逐张打印出来。 

7.如需另存为新文档,则可有邮件合并工具栏中的合并到新文档功能,就可另存为新文档,你就可以看到你所要打印的所有内容。  用Access 2003的窗体功能,也可实现以上操作。